Suite à l’Avis de convocation de l’Assemblée Générale Extraordinaire 2026 de la BCA émis le 30 avril 2026, la BCA a le plaisir de partager la procédure finale d’inscription des délégués, les informations relatives à la force de vote et les règles de participation via Microsoft Teams pour l’AGE.

Les Associations Membres sont priées de lire attentivement ce dossier, de compléter la procédure de nomination des délégués dans les délais prescrits et de veiller à ce que leurs délégués désignés participent à la répétition d’inscription.

1. Ordre du jour de l’AGE

Les travaux de l’AGE seront limités aux points suivants :

• Examiner et approuver les États Financiers Audités 2025 ;
• Recevoir le Budget 2026 et les Prévisions 2027 ;
• Nommer un 2026 auditeur agréé tel que recommandé par le Conseil de la BCA.

Aucune autre question ne sera traitée lors de cette AGE.

2. Procédure d’inscription des délégués

Chaque Association Membre doit compléter le Formulaire officiel de Nomination des Délégués en ligne au plus tard le mercredi 24 juin 2026 à 13h00, heure de Maurice (GMT+4).

Formulaire de nomination des délégués : https://forms.gle/HNpj3Y8ZV7Xzt4NY9

1. Remplir intégralement le formulaire officiel en ligne de nomination des délégués.
2. Nommer un maximum de deux délégués et identifier clairement le Délégué votant ainsi que le Délégué 2, le cas échéant.
3. Téléverser le formulaire de nomination des délégués signé et cacheté ICI
4. S’assurer que les informations soumises dans le formulaire correspondent à l’adresse e-mail et au nom que le délégué utilisera pour rejoindre la réunion sur Microsoft Teams.
5. Soumettre toute correction ou tout changement concernant le Délégué votant désigné avant la date limite d’inscription. Aucun changement reçu après la date limite ne sera accepté.
6. Après la clôture des inscriptions, la BCA vérifiera la liste finale des délégués et transmettra le lien Microsoft Teams uniquement aux délégués inscrits et vérifiés.

3. Éligibilité des délégués et règles de représentation

• Chaque Association Membre peut nommer un maximum de deux délégués.
• Les deux délégués peuvent assister à la réunion et prendre la parole lorsqu’ils sont reconnus par le Président de séance ; toutefois, seul le Délégué Votant désigné peut voter.
• Les délégués doivent être des représentants dûment autorisés de l’Association Membre, tels que le Président, le Secrétaire Général, un membre élu du comité exécutif/conseil, ou un membre du personnel employé par l’Association Membre depuis au moins 12 mois. (Clause 9.29)
• La participation et le vote par procuration ne sont pas autorisés.
• Nul ne peut agir comme délégué pour plus d’une Association Membre.
• Seuls les délégués inscrits et vérifiés seront admis à la réunion Microsoft Teams.

4. Répétition d’inscription – 23 juin 2026

La BCA organisera une répétition d’inscription le mardi 23 juin 2026 de 15h30 à 16h30, heure de Maurice (GMT+4).

Lien de la répétition : https://teams.microsoft.com/meet/353474423542684?p=C16CNU5RkYR65B4TKL

L’objectif de cette répétition est de vérifier l’accès, confirmer le format d’identification des délégués, identifier les difficultés techniques à l’avance et s’assurer que les Associations Membres connaissent la procédure de connexion avant le jour de l’AGE.

• Les délégués désignés sont fortement encouragés à participer à la répétition.
• Les délégués doivent se connecter avec le même nom et la même adresse email que ceux soumis dans le Formulaire de Nomination des Délégués.
• La répétition est uniquement administrative et technique. Aucun point de l’AGE ne sera discuté ou traité.
• Il est fortement recommandé d’utiliser votre ordinateur portable ou votre ordinateur de bureau pour la répétition de l’inscription et pour l’Assemblée Générale Extraordinaire.

5. Force de vote

La Liste de la Force de Vote est partagée avec ce dossier afin que les Associations Membres puissent la vérifier.

• Les Associations Membres sont invitées à informer immédiatement la BCA de toute question concernant la Liste de la Force de Vote.
• Les droits de vote restent soumis au statut de Membre en Règle de l’Association Membre et aux droits de vote applicables à la date limite constitutionnelle pertinente.
• La liste finale de l’appel nominal et de la force de vote sera confirmée après la date limite d’inscription des délégués et partagée avec les scrutateurs désignés.
• Le vote pendant l’AGE sera conduit selon les instructions du Président de séance et vérifié par les scrutateurs désignés.

6. Accès Microsoft Teams et règles de réunion

Le lien Microsoft Teams pour l’AGE sera envoyé uniquement aux délégués inscrits et vérifiés après la clôture des inscriptions. Le lien est confidentiel et ne doit pas être transféré ou partagé.

Domaine	Règle pour les délégués
Lien d’accès	Le lien Teams de l’AGE sera envoyé uniquement aux délégués inscrits et vérifiés. Il ne doit pas être transféré.
Admission	La salle d’attente Teams sera utilisée. Seuls les délégués dont les noms et adresses email correspondent au registre final seront admis.
Format du nom	Les délégués doivent se connecter sous le format : PAYS – Nom complet – Délégué Votant ou PAYS – Nom complet – Délégué 2.
Heure de connexion	Les délégués doivent se connecter à partir de 12h00, heure de Maurice, le 25 juin 2026 pour la vérification d’identité et les contrôles techniques.
Microphones	Les délégués doivent garder leur microphone en mode muet sauf lorsqu’ils sont invités à prendre la parole par le Président de séance.
Interventions	Les interventions formelles ne doivent être faites que lorsque le délégué est reconnu par le Président de séance.
Chat	Le chat peut être utilisé pour les difficultés techniques ou les questions écrites lorsque le Président de séance l’autorise.
Vote	Le vote sera conduit selon les instructions du Président de séance et vérifié par les scrutateurs. Il peut se faire à main levée ou par appel nominal, en tenant compte de la force de vote.
Enregistrement	La réunion peut être enregistrée pour les besoins des registres officiels et de la rédaction du procès-verbal. L’enregistrement et les documents de réunion resteront confidentiels. Aucun enregistrement non autorisé de la réunion ne sera permis.
Confidentialité	Les documents de l’AGE, les informations d’accès Teams, les informations relatives à la force de vote et les instructions de réunion sont confidentiels et ne doivent pas être publiés ou partagés à l’extérieur.

 

7. Procédure le jour de l’AGE – 25 juin 2026

Heure	Procédure	Exigence
12h00	Ouverture de la connexion	Les délégués rejoignent la salle d’attente Teams pour la vérification d’identité et les contrôles techniques.
12h00-12h55	Vérification	Le Secrétariat de la BCA vérifie les noms, adresses email, Associations Membres et statuts de vote des délégués par rapport au registre final.
13h00	Ouverture formelle	Le Président de séance ouvre l’AGE une fois le quorum confirmé.
Pendant l’AGE	Conduite de la réunion	Les délégués participent uniquement lorsqu’ils sont reconnus par le Président de séance ; les votes sont enregistrés et vérifiés par les scrutateurs.
Clôture de l’AGE	Registres	Le procès-verbal de l’AGE sera présenté lors de la prochaine AGM pour ratification

 

8. Assistance

Pour toute question concernant l’inscription des délégués, la force de vote ou l’accès à Microsoft Teams, les Associations Membres sont priées de contacter le Secrétariat de la BCA avant la date limite d’inscription.

Nous remercions toutes les Associations Membres pour leur coopération et nous nous réjouissons de votre participation à l’Assemblée Générale Extraordinaire 2026 de la BCA.

 

BCA EGM Order Paper 2026 2152026

26EGMDelegateForm French 2552026

BCA MAs 2026 Voting Strength 1312026